Горячая десятка систем электронного документооборота

В сложной экономической  обстановке сегодня  по-прежнему руководителей  интересует возможность  автоматизации предприятия. Пожалуй, только критерии выбора изменились и  затраты на подобные проекты. Каждый стремится получить максимум по доступной цене. В статье приводится сравнение десяти российских систем электронного документооборота, учитывая реалии дня.

 

Падение или взлет?

По  мнению исследовательской компании Gartner, несмотря на общий спад в IT-индустрии из-за сложной экономической ситуации на мировом рынке, затраты на программное обеспечение остались на прежнем уровне. И хотя по оценке Gartner прирост совсем невелик: 0,3%, которые не перекрывают общего падения IT-рынка, - тенденция эта все-таки положительная. В условиях всеобщего обвала рынка положительная динамика в сегменте ПО - это уже неплохо.

На  фоне общемировой аналитики, российская выглядит менее привлекательной. По мнению экспертов IDC (аналитические исследования в области IT)1 темпы роста не только замедлились, но и резко упали на IT-рынке, меньше всего инвестиций направлено именно в сегмент программного обеспечения. По прогнозам IDC инвестиции в этом сегменте уменьшатся на 30,8%.2  Мировой финансовый кризис заставил аналитиков из IDC3  пересмотреть прогнозную оценку темпов роста в 2010-ом году с 4,5% до 3%.

Не  удивительно, что сегодня IT-компании пересматривают и сокращают бюджет, убирают превышающие жизненно необходимые расходы из повседневных. Экономические обстоятельства вынуждают руководителей вести бизнес иначе.

Аналитики убеждены, что интересы корпоративных  клиентов продолжат смещаться в  сторону более доступного программного обеспечения, больших скидок, доступного по цене сервиса и обслуживания. Сроки использования имеющегося ПО будут увеличены, - длительное время оно не будет обновляться. Заключение новых договоров будут откладывать «в долгий ящик», в основном делая ставку на продление имеющихся контрактов. Так, проекты по интеграции СЭД4  и ERP-систем5 будут осуществляться исходя из необходимости обеспечить дальнейшее развитие компании и её функционирования на сегодняшний день.

В целом, на рынке информационных технологий сейчас наблюдается спад, и изменение ситуации не произойдет сиюминутно. Тем не менее, специальное программное обеспечение сегодня лежит в основе функционирования большего количества компаний, чем еще лет пять назад, поэтому, интерес к системам автоматизации все-таки будет сохраняться. В первую очередь он выражается в осуществлении небольших проектов, которые способны в короткий срок вернуть затраченные вложения. Многие поставщики, в связи с этим, предлагают клиентам IT-решения, которые «обеспечат эффективность сразу после внедрения и сокращение затрат»: системы электронного документооборота, комплексной автоматизации и тд.

Чтобы выявить наиболее актуальные сегодня  для заказчика критерии IT-решения, рассмотрим тенденции для выбора СЭД.   Информация о СЭД взята из свободных источников, доступных для массового читателя и оценивает IT-решения как наиболее подходящие под запросы потребителя на сегодняшний день.  

Тенденции и критерии для  отбора СЭД

Даже  в сложившейся сложной экономической  ситуации основными тенденциями  для выбора СЭД продолжают оставаться следующие:

  • Выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот;
  • Интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем;
  • Доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость,6 теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

 

Таким образом, можно выделить следующие  критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД

  • Функционал СЭД
  • Простота работы в СЭД
  • Невысокие затраты на обслуживание
  • Доступная стоимость

«Игроки»  рынка СЭД

  Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках.

БОСС-Референт. Разработчик «БОСС – Референт» входит в группу компаний АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения.

ДЕЛО. Разработчик — «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик — «Cognititve Technologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение.

ЛЕТОГРАФ.  Разработчик — «ЛЕТОГРАФ». Является комплексным решением для управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Разрабатывается с 2004 года. К преимуществам относят web-ориентированность, гибкость настройки и готовность к развитию.

МОТИВ. Разработчик — «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года. Одним из основных преимуществ является сочетание в себе возможностей систем различных классов и понятный функционал.

CompanyMedia. Разработчик — «ИнтерТраст». Является универсальной системой электронного документооборота. Выпущена в 1997 году. Преимуществами называют реализацию на IBM Lotus, функциональность и длительную промышленную эксплуатацию.

DIRECTUM. Разработчик — «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

DocsVision. Разработчик — «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала.

Globus Professional. Разработчик — «Промышленные информационные системы». Является корпоративной системой для автоматизации деятельности компании. На рынке с 2006 года. К преимуществам системы относят высокую функциональность, масштабируемость и гибкость.

LanDocs.  Разработчик — «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость.

Немаловажным  фактором для заказчика сейчас является скорость внедрения, поэтому мы проанализируем все СЭД в базовой комплектации потому, как это предложение оптимально подходит для наиболее быстрого запуска. Сравним функционал, стоимость, в том числе на обслуживание. 

Функционал СЭД.

Сравним следующие составляющие российских СЭД: возможность  поддержания полного  жизненного цикла документов, основной функционал и актуальные добавления в новые версии, возможность работы при территориально-удаленных друг от друга офисах и защиту данных в системе. Однако, не все производители СЭД, подробно описывают  характеристики своего продукта.

Поддержание полного жизненного цикла документа

 

В таблице «Поддержание полного жизненного цикла документа» отражен функционал систем электронного документооборота. Как видно из таблицы,  наличие иерархической структуры документов в виде дерева и списка ссылок реализовано не у всех СЭД, либо об этом умалчивают. Создание архивов и журналов работы с документами реализуется либо отчасти, либо за дополнительную плату.

Возможность поиска рассматривалась по следующим вариантам: по регистрационной карточке, полнотекстовый, с учетом морфологии и реквизитам.

Исходя  из вышеприведенного сравнения, функциональность базовых пакетов СЭД можно  отразить следующей диаграммой, где  наибольшим функционалом отличились Globus Professional, DIRECTUM, EBФРАТ-Документооборот и DocsVision: 

функциональность базовых пакетов СЭД

Следующая таблица «Работа с территориально-распределенными офисами» демонстрирует возможности систем  в случае  удаленной работы пользователей:

Удаленная работа с СЭД

Под web-доступом здесь подразумевается наличие сервиса просмотра текущих дел в личном кабинете пользователя через Internet-браузер, например, если если вам понадобилось войти в систему вне офиса. По данным параметрам наиболее оптимальными можно считать следующие: Globus Professional, ЕФВРАТ-Документооборот, ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство, DIRECTUM и DocsVision. Именно эти СЭД допускают или содержат уже в базовом пакете функционал по интеграции с электронной почтой, обеспечивают Web-доступ и работу распределенных офисов в системе.

Защита корпоративных данных, электронно-цифровой подписи и шифрованию документов

Ориентируясь  на представленные данные, видно, что специальный функционал по  защите корпоративных данных, электронно-цифровой подписи и шифрованию документов приобретается отдельно, либо у системы есть возможность интегрироваться с соответствующим сторонним программным обеспечением. Наиболее высокие результаты у базовых комплектаций Босс-Референт, ЕВФРАТ-Документооборот, Мотив и DIRECTUM на сегодняшний день.

Проанализировав информацию о новых опциях в последних  версиях СЭД, можно отметить, что часть функционала предоставляется разработчиками платно. Не все разработчики считают нужным сообщить о новинках постоянным и потенциальным клиентам в доступных источниках. Таковыми оказались Летограф и LanDocs.

В следующей таблице представлены новые опции базовых пакетов СЭД.

новые опции базовых пакетов СЭД

Стоит отметить, что  платные опции предоставляются не всегда для базовой комплектации. В отдельных случаях нужно докупать лицензии, чтобы получить возможность их использовать.

Подводя итог, можно сделать вывод, что  на сегодняшний день разработка и  предложение СЭД находится на таком уровне, что потенциальный клиент имеет необходимую информацию для приобретения системы и широкий выбор решений. 

Новинки для госсектора.

Заинтересованность  госструктур в автоматизации  работы определила необходимость разработки, учитывающей особенности большого потока входящей корреспонденции от обращений граждан и последующих ответов чиновников.

В базовую поставку Globus Professional теперь будет входить “Мой кабинет”, который предназначен для автоматизации делопроизводства и канцелярии федеральных органов власти.  Он рекомендован к использованию коммерческим организациям с интенсивным оборотом документов, работающих с обращениями граждан или ведущих активную переписку с федеральными органами.

Компания  Босс-референт в версии 3.2.3 теперь также предлагает модифицированную «Канцелярию» и модуль «Обращения граждан». Последний теперь включен в базовую поставку системы.

Евфрат  v.15 предлагает модель обработки обращений, где граждане рассматриваются как клиенты. Евфрат предлагает использовать концепцию CRM не только для коммерческих организаций, но и для государственных организаций.

CompanyMedia также усовершенствовала свою подсистему «CompanyMedia-Обращения граждан», но она не входит в базовую комплектацию и приобретается отдельно.

Одновременное внимание разработчиков корпоративных систем к государственным организациям связано, вероятней всего, с долгосрочной целевой программой «Информационное общество (2011-2018 годы)», которая будет принята в апреле 2010 года. Целевая программа является продолжением программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)»7 и призвана устранить несоответствие уровней информационного развития в регионах8, в том числе в органах государственной власти.  

Доступность и затраты на обслуживание.

В открытых источниках часто указываются данные о стоимости СЭД без учета «скрытых» расходов. На первый взгляд, все кажется понятным, при дальнейшем рассмотрении становится очевидным, что система потребует обновления и технической поддержки,  а значит, заказчик задумается об оптимальном расходовании средств.

В таблице «Стоимость минимального пакета лицензий и включенное обслуживание» сравниваются цены базовых пакетов и дополнительные расходы. На этом фоне предложение от компании «Промышленные информационные системы», разработчика Globus Professional, выглядит наиболее выигрышным: приемлемая цена продукта, включенная в стоимость техническая поддержка и плановое обновление.

Стоимость минимального пакета лицензий и включенное обслуживание СЭД

 Немаловажным является возможность развития системы силами своих штатных специалистов. В таблице «Инструментарий для настройки» приведен некоторый список инструментария для настройки рабочего процесса «под себя»:

список инструментария для настройки рабочего процесса

Только  три системы содержат в себе эти  возможности в полной мере для  базовой комплектации — Босс-Референт, ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство и Globus Professional.  

Заключение.

Таким образом, можно определить пятерку  наиболее функциональных систем электронного документооборота: ЕВФРАТ-Документооборот, ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство, DIRECTUM, DocsVision и Globus Professional.

Самыми  оптимальными по соотношению стоимости  и возможностей выглядят Globus Professional, DIRECTUM и ЕВФРАТ-Документооборот. Несмотря на более высокую стоимость лицензий у DocsVision и ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство, они достойны быть рассмотренными благодаря возможностям, включенным в базовый пакет, - приемлемы по первоначальному функционалу, настройке, защите данных.

Помимо  этого, разработчики систем постоянно  развивают свои решения и при  условии регулярного обновления, выбранная клиентом СЭД будет  поддерживаться на уровне последней  версии.

В данном анализе проведена оценка функционала отечественных СЭД относительно их стоимости. Выбирая систему электронного документооборота, клиент в первую очередь ориентируется на те задачи, которые система призвана будет решить. Полученные данные помогут сориентироваться и определить, какая именно система электронного документооборота подойдет под специфику вашей компании и способна автоматизировать рабочий процесс предприятия наиболее выгодным для вас способом.

-------

 

1- http://www.idc.com/russia/index.html
2- http://svgrp.ru/itn1223366002.html
3 - http://www.plusworld.ru/daily/page1_2728.php
4 - Система документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации (по материалам Википедии)
5 - ERP, cистема планирования ресурсов предприятия — корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании (по материалам Википедии)
6 - По версии Cnews Analytics
7 - http://ru.wikipedia.org/wiki/Электронная_Россия
8 - http://www.mediaconsult.ru/news.php?id=1275

 

Источник: http://www.doc-online.ru/a_id/319/