Программное обеспечение для управления гостиницей

 

Отели, пансионаты и дома отдыха должны не только приносить своим владельцам прибыль, но и обеспечивать высокий уровень сервиса для клиентов - обеспечить своевременное бронирование номеров, заказ дополнительных услуг.

Поэтому мы предлагаем Вашему вниманию web-ориентированное решение для автоматизации отелей, пансионатов, домов отдыха, которое автоматизирует многие бизнес-процессы, повысит эффективность работы персонала и упростит анализ основных показателей эффективности деятельности. Это решение легко настраивается и является современным решением, которое полностью отвечает всем требованиям к программному обеспечению данного класса. 

Для руководства отелей, пансионатов и домов отдыха эта программа позволит получать в режиме реального времени отчеты о финансовых результатах деятельности, информацию о загрузке номеров, отслеживать эффективность деятельности сотрудников  и подразделений.

Данный сервис уже внедрен в нескольких пансионатах и гостиницах курортной зоны Иссык-Куля, а также в одном из горнолыжных отелей г. Каракол. Возможна поставка в качестве SaaS-решения (на нашем сервере), так и на сервере заказчика.

Функциональные возможности:

  • Учет и бронирование номерного фонда;
  • Ведение номерного фонда осуществляется в разрезе корпусов, групп номеров, категорий номеров и собственно номеров;
  • Формирование тарифов в разрезах дат, категорий номеров и типов поселений в номерах;
  • Бронирование номеров по заявкам организаций;
  • Заселение (в том числе и групповое), переселение, продление проживания и выселение гостей;
  • Автоматический расчет оплаты в зависимости от срока проживания, категории номера и тарифа (неограниченное количество видов оплаты);
  • Принятие оплаты;
  • Автоматизация учета дополнительных услуг, предоставленных клиенту;
  • Гибкая система скидок на дополнительные услуги;
  • Отчеты о деятельности гостиницы;
  • Бронирование различных ресурсов гостиницы (сауны, бильярда, автостоянки и т.д.);
  • Cбор статистической информации по различным параметрам и её использование в маркетинговых целях и в рамках решения задач по оптимизации финансовых стратегий. 

Разделы программы:

Заказ

Данный раздел предназначен для работы со всеми номерами отеля. В меню слева по категориям разбиты номера отеля. 

оформление заказа на размещение в отеле

На свободных номерах (на текущий день) отображается надпись «Забронировать», то есть данные номера не заселены.
На уже занятых номерах (на текущий день) отображается надпись «Заселен».
Для оформления заказа следует выбрать категорию, например, мы выбрали «Корпус 1 этаж», затем выбрали 3-хместный номер. Нажимаем забронировать и появляется новое окно «Бронь». В этом окне все разделы подготовлены, следует только заполнить поля, то есть внести информацию кто заезжает, когда, сколько взрослых, сколько детей, когда выезд, с питанием/без и далее по полям. Также можно одним нажатием внести информацию о дополнительных услугах (бассеин, бильярд, теннис и т.д.).
После нажатия клавиши «Забронировать», номер отображается как «Заселен».
Возле каждого номера отображается дата выезда. В программе номера освобождаются только после внесения полной оплаты. В случае если номер освобождается без оплаты, то вручную указывается причина освобождения номера и причина неполного взаиморасчета.

 

Услуги 

Данный раздел служит для заказов дополнительных услуг.Все данные в этот раздел добавляются из справочников.

Оформление дополнительных услуг для клиентов пансионата 

Заказы 

В данном окне отображаются все активные заказы с расширенной информацией (фамилии, номера телефонов, даты прибытия/выезда, оплата, остаток, скидка, количество детей и другое). Есть возможность фильтрации по категориям, то есть можно просмотреть все активные заказы. Например, заказы 1-го корпуса, или гостевого дома номер 2.

 Отображение активных заказов по клиентам гостиницы

Также в данном окне можно редактировать заказ (внесение оплаты, продление номера, добавление доп. услуг) и закрыть заказ. Закрытие заказа невозможно без внесения полной оплаты. В случае если номер освобождается без оплаты вручную указывается причина освобождения номера и причина неполного взаиморасчета. 

Красным цветом отображаются незакрытые и непроплаченные заказы. Заказ закрывается только после внесения полной оплаты, в случае если номер освобождается без оплаты, вручную указывается причина освобождения номера и причина неполного взаиморасчета.

 

Загрузка номеров 

В этом разделе можно наглядно увидеть карту бронирования номеров, их занятости, а также можно планировать дальнейшее размещение отдыхающих по пустым номерам.

В заметках слева отображаются освобождающиеся номера на сегодня и завтра. Возможность просмотреть занятые и свободные номера по месяцам. 

Возможность добавления «Группового заезда».

 Загрузка номеров гостевого дома, отеля.

Отчеты 

В данном разделе можно просмотреть отчеты по заказам и отчеты по различным показателям деятельности. 

«Отчеты по заказам» отображают полную информацию по всем закрытым номерам. При этом, можно просматривать отчеты за любой промежуток времени. 

«Отчеты финансы» делятся на «статьи приходов» и «статьи расходов», в которых отображаются суммированные данные. Например, сумма доходов от бассейна, при этом также можно просматривать отчеты кассы за определенный период. 

Возле каждой статьи прихода/расхода есть кнопка подробного отчета.

В самой верхней строке на экран выводится итоговая сумма (наличными и перечислением).

 

Финансы

Ведется учет движения денежных средств (ДС). "Поступления ДС" отображают список и сумму всех проданных услуг. При нажатии на клавишу "Подробный отчет" рядом с услугой из списка поступлений появляется новое окно с полной детализацией, то есть когда была продана услуга, сколько раз, на какую сумму, кто принял деньги и т.д. Подробный отчет за проданную услугу также выводит общую сумму и сотрудника ( или место), кто принял оплату.

Раздел "Расходования ДС" для удобства использования имеет различные фильтры: можно просматривать отчеты по расходам за любой период, по статьям расхода (ГСМ, налоги, электроэнергия, закуп и т.д.), по валюте, по способу оплаты, по сотрудникам.

Также отображается итоговая сумма по всем статьям расходов и по каждой в отдельности.

 

Электронные замки 

Этот раздел позволяет вносить и просматривать данные об электронных картах (заезд по карте, выезд по карте, время прошивки и т.д.).

Использование электронных замков и данной возможности программного обеспечения позволят обеспечить полную прозрачность заселения номеров и избежать несанкционированных размещений клиентов.

 

Дома/коттеджи 

Данный раздел поможет содержит список всех домов/коттеджей, находящихся на территории отеля (пансионата), а также вести учет оплаты за обслуживание с каждого дома.

 

Турфирмы

Раздел позволяет вести общий список, а также отображает оплату, сумму заказа, взаиморасчеты и контакты каждой туристической фирмы.

 

Сотрудники

Модуль "Сотрудники" отображает список всех сотрудников отеля. Предоставляет удобный инструментарий учета начисления заработной платы, выдачи авансов, отображение текущего остатка по зарплате.

 

Справочники

Данный раздел служит для внесения и редактирования информации, которая будет использоваться при работе с программой. Например: курсы валют, добавление новых пользователей и сотрудников, типы оплат, статьи кассы и многое другое.